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Sé más productivo al usar el ordenador

No siempre el ordenador está para entretenernos en nuestros tiempos de ocio, siendo a veces necesario usarlo para trabajar. Lo que le pasa a muchos es que ven su agenda y piensan que pueden despachar sus tareas en nada, pero por no ser organizados la cosa se alarga y se hace eterna. Podríamos decir, por lo tanto, que organización y productividad van de la mano, y por eso en esta entrada vamos a ver un par de trucos para ser más productivos y por lo tanto tener más tiempo para dedicarnos a otros asuntos.

Lo principal a la hora de ponerse con un ordenador, sea para lo que sea, es el ambiente. Sentarse bien es primordial, porque de nuestra postura y de la comodidad de la silla dependerá en un porcentaje muy alto la concentración que conseguiremos. Por el otro lado está el apartado visual y auditivo. Es importante que no haya ruidos que nos puedan distraer, y respecto a otros sonidos hay gente que se concentra mejor con música, pero en esos casos es preferible que no tenga letra o que esté en un idioma que no entendamos. Los ojos hay que cuidarlos ya que usar el ordenador durante un tiempo prolongado puede fatigarlos, por lo tanto se recomienda que la iluminación sea natural (si el día está nublado se puede complementar con la luz eléctrica) y que la pantalla tenga un brillo adecuado (muchas tienen un sensor ambiental). Pues esto es lo fundamental, y si conseguimos crear nuestro “nirvana” en la sala en la que trabajemos, tenemos mucho ganado.

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Pero por muy ambiente que hayamos conseguido, si el ordenador va lento la situación sigue siendo crítica, por lo que en primer lugar lo mejor sería desinstalar aplicaciones que no uses, con lo que conseguirás ahorrar espacio y mejorar la velocidad. Lo mismo con los archivos que tengas en tu disco duro y que no abras o ya no te sirvan para nada. Reconozco que esto es un rollo y que da muchísima pereza, pero el tiempo y esfuerzo que pierdas en ello van a merecer la pena, eso no lo dudes.

Ya tenemos un ordenador limpio y rápido en una habitación con un ambiente excepcional, pero las tentaciones son las tentaciones y si estamos un poco cansados o tenemos el día vago lo más probable es que acabemos centrándonos más en cosas personales y no en el trabajo. ¿Truco fácil para solucionarlo? Crear un usuario para el trabajo y otro para el entretenimiento. De esta forma, cuando tengamos que usar el PC para ganar el pan de cada día no nos podremos distraer con otros asuntos. De todos modos, puede ser una buena opción activar la opción de control parental para bloquear el acceso a webs de entretenimiento desde el usuario de trabajo, así como a aplicaciones que no sirvan para trabajar. Con este consejo la única forma de usar el ordenador para otras cosas que no sean mantener tu empleo requerirá que cambies de usuario, lo que ya tiene que hacerse premeditadamente.

DropboxSin embargo, puede suceder que por mucho que estés cumpliendo las tres condiciones anteriores pero te cueste organizarte con tus documentos. Por eso es muy importante guardar los documentos de texto, presentaciones o lo que sean en carpetas bien ordenadas y con nombres claros y concisos. Hay mucha diferencia entre llamar a un PowerPoint “Documento sin título 28483843” que “Presupuestos tercer trimestre 2014”, y eso lo agradecerás a la hora de buscar archivos hechos cierto tiempo atrás. Si a eso le sumas un uso inteligente de la nube puedes mejorar tu productividad de una forma increíble. Las cosas como son: usar pendrives para mover tus documentos es un rollo. No hay nada mejor que aprovechar las posibilidades de Dropbox o servicios semejantes para guardar aquellos ficheros a los que vas a necesitar acceder desde otro sitio, sin tener que llevar en el bolsillo memorias USB.

Es fácil contaros aquí estos trucos pero no tanto aplicarlos, muchas veces por falta de tiempo o ganas y otra porque no están a nuestro alcance, como si trabajamos en una oficina reducir el ruido. Respecto a los primeros, el esfuerzo merecerá la pena, y ese tiempo invertido (no gastado) en borrar basura del ordenador será claramente recompensado después. Otros pueden requerir cierta adaptación, como el paso de los pendrives a la nube, pero al poco tiempo empezarás a notar sus beneficios. Simplemente os quería demostrar que con un par de consejos se puede ahorrar tiempo de trabajo y ser más eficientes, lo que nos permitirá ganar más dinero o disponer de más tiempo libre.

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